„Kop studnię zanim poczujesz pragnienie” czyli o analizie ryzyka w projektach szkoleniowych – cz. I

Uznany trener, luksusowy hotel, rezerwacje potwierdzone, świetna sala szkoleniowa, doskonale przygotowane materiały, czas posiłków ustalony – wszystko zostało zapięte na ostatni guzik. Szkolenie zakończone, przystępujemy do weryfikacji ankiet poszkoleniowych i natrafiamy na negatywne komentarze ….. Najczęściej uczestnicy szkolenia wskazują na jeden, drobny z pozoru szczegół techniczny, który psuje generalnie pozytywny odbiór szkolenia – innymi słowy szkolenie było „prawie” udane.

Trochę teorii.
W teorii zarządzania projektami proces analizy ryzyka dokonywany jest w każdej fazie realizacji projektu - w przypadku szkoleń momentem rozpoczęcia tego procesu jest etap analizy potrzeb szkoleniowych – Tekst linka


Nie zagłębiając zanadto się w rozważania teoretyczne, w zarządzaniu projektami możemy wyróżnić ryzyka o charakterze wewnętrznym, zewnętrznym w różnych obszarach np. technologicznym, finansowym – wszystkie podstawowe podziały nie mają jednakże żadnego znaczenia, ponieważ klienci usług rozwojowych kupując szkolenie nie zwracają na to uwagi – firma szkoleniowa jest w całości odpowiedzialna za organizację i realizację usługi. Usługi, w ramach outsourcingu budują jej wizerunek na równi z czynnikami wewnętrznymi.

Spróbujmy zidentyfikować niektóre obszary będące źródłem ryzyka w projektach szkoleniowych:
• zasoby ludzkie – np. trener nieposiadający wystarczającego doświadczenia w prowadzeniu szkoleń z danego zakresu,
• charakter usługi rozwojowej – czym bardziej złożone i skomplikowane szkolenie tym większe prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń niepożądanych,
• technologia – klasyczne już chyba problemy z kompatybilnością sprzętu komputerowego i projektora na sali szkoleniowej, słaba siła sygnału wi-fi,
• logistyka – zorganizowanie przyjazdu uczestników na miejsce szkolenia i niezadbanie o transport powrotny, nieuwzględnienie w menu osób ze specjalnymi potrzebami żywieniowymi, brak udogodnień dla osób z niepełnosprawnościami,
• prawo – brak zgody na przetwarzanie danych osobowych, co skutkuje niemożnością wystawienia certyfikatów, które zawierają numer PESEL uczestnika, problematyczna bywa również kwestia przekazania praw autorskich do materiałów szkoleniowych oraz zgoda na publikację wizerunku,
• komunikacja – np. brak przekazania informacji klientowi o aktualnym harmonogramie szkolenia, rzeczywisty skład i ilość uczestników szkolenia nie pokrywa z przekazaną przed szkoleniem i zatwierdzoną listą.

I znowu Standard SUS 2.0.
Wdrożenie Standardu Usług Szkoleniowych-Rozwojowych przyczynia się do ograniczenia możliwości wystąpienia niepożądanych sytuacji w trakcie realizacji usługi. Doświadczone firmy szkoleniowe stosują narzędzia służące zarządzaniu ryzykiem.

Głównym sprzymierzeńcem managera ds. szkoleń są bazy: trenerów, hoteli, sal szkoleniowych, firm cateringowych, dostawców materiałów szkoleniowych. Baza taka może przybrać prostą formę tabeli, w której odnotowywać będziemy podstawowe informacje na temat ceny, jakości i cech naszych zasobów. Warto również wzbogacić ją o miejsce, w którym wpisywać będziemy nasze uwagi. Wpis do bazy powinien zostać poprzedzony rzetelną weryfikacją dostawcy (np. telefony do innych klientów hotelu, prośba o przesłanie zdjęć sali i przedstawienie wykazu posiadanego sprzętu technicznego) w przypadku trenerów może to być na przykład prośba o możliwość zorganizowana próbki (sample) szkolenia. Pamiętajmy również, że informacje w naszej bazie powinny być aktualizowane – ryzyka mają charakter dynamiczny. Stałe i proaktywne podejście do ich identyfikacji, na każdym etapie realizacji projektu rozwojowego oraz współpraca z klientem w tym zakresie może oszczędzić nam sporo niepotrzebnych problemów.

Innym efektywnym sposobem ograniczenia ryzyka – w obszarze szeroko rozumianego zaplecza szkoleniowego jest check lista. Przed szkoleniem organizator weryfikuje stan sali i jej wyposażenia technicznego, jakość materiałów szkoleniowych, potwierdza rezerwację posiłku. W zależności od specyfiki klienta, tematu i zakresu szkolenia oraz doświadczenia w realizacji usług rozwojowych lista może zawierać od kilku do nawet kilkuset pozycji.

A teraz coś dla miłośników biurokracji.
W przypadku dużych projektów rozwojowych o wysokim stopniu złożoności warto pokusić się
o stworzenie dodatkowych dokumentów: Rejestru ryzyk i Macierzy oceny poziomu ryzyka. Nie będziemy tutaj opisywać, w jaki sposób skonstruowane są te dokumenty, bogata literatura z zakresu zarządzania projektami zawiera przykładowe wzory. Warto jednak wspomnieć, że żelazną regułą w identyfikacji ryzyk jest wyodrębnienie trzech elementów: przyczyny – źródła , opisu ryzyka i skutku – opis efektu zdarzenia, który nota bene nie zawsze ma negatywny charakter. Dopiero wyszczególnienie tych składowych daje nam realną możliwość reakcji. Dużą wartość merytoryczną wnosi również określenie wpływu wystąpienia ryzyka – skutków, na wszystkie ograniczenia projekt: harmonogram, budżet, jakość, zakres.

CDN….
W powyższym tekście przedstawiono pierwsze etapy procesu zarządzania ryzykiem: identyfikację
i analizę ryzyk oraz ocenę ich znaczenia na przebieg projektu szkoleniowego. W kolejnym artykule omówimy strategie reagowania na ryzyko projektowe – poruszymy również problem tolerancji ryzyka.


Literatura: „Nowoczesne zarządzanie projektami” red. Michał Trocki, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2012, str. 296-306.
Trwa ładowanie komentarzy...